Automatyzacja - praca na fakturach i danych

Czym jest automatyzacja 

W dzisiejszych czasach staramy się ograniczyć pracę człowieka w jak największym stopniu. Zależy nam na tym, żeby nasi pracownicy bądź my sami nie musieli zwracać uwagę na mniejszych i prostszych rzeczach a skupili się na bardziej angażujących zadaniach. Właśnie w tym miejscu z pomocą przychodzi nam automatyzacja. Proces, podczas którego staramy się, aby prostym procesem zajmował się przykładowo nasz komputer zamiast nas.

Dlaczego jest ona nam potrzebna

Zapotrzebowanie na automatyzację jesteśmy w stanie zauważyć na każdym kroku. Wyobraźmy sobie chociażby sytuację, w której zamiast pobrać aplikację na telefon dwoma szybkimi kliknięciami. Musielibyśmy szukać w Internecie, przestawić w odpowiednie miejsce i skonfigurować. Jest to za duża ilość rzeczy, do zrobienia którą za nas jest w stanie zrobić urządzenie. Właśnie w takich sytuacjach potrzebujemy automatyzacji. Z takiego założenia wyszliśmy również my sami. Stwierdziliśmy, że proces ręcznego sprawdzania, wysyłania faktur, opłacania ich jak i bieżącego sprawdzania wszelkich opłat jest zbyt czasochłonny, dlatego go zautomatyzowaliśmy.

Jaki jest cel automatyzacji naszego skryptu

Celem naszego skryptu jest ułatwienie pracy w jak największym stopniu oraz automatyzacja. Nasz skoroszyt posiada trzy arkusze, każdy z nich ma inne zadanie. Pierwszy arkusz jest odpowiedzialny za przetrzymywanie danych dotyczących domen, które następnie automatycznie po wpisaniu nazwy zostaną dodane do drugiego arkuszu. W drugim arkuszu znajdują się informację dotyczące opłat cyklicznych. Właśnie w nim możemy zobaczyć który z klientów zalega z opłatami. Możemy również zaproponować przedłużenie domeny, wysłać fakturę bądź upomnieć o jej zapłatę jak i sprawdzić, czy faktura została już opłacona. W ostatnim trzecim arkuszu dodajemy plik csv z naszego banku, posiadamy również przycisk do czyszczenia aktualnego wyświetlania wyciągu. Sprawdzanie faktury działa na zasadzie przyrównania numeru faktury wraz z ceną. Przyrównujemy dwie komórki z ceną wraz z wyciągami w trzecim arkuszu a następnie upewniamy się czy oplata jest poprawna sprawdzając w opisie transakcji czy znajduje się odpowiadający numer faktury.

Jak możemy do tego dojść

Oprogramowaniem, które wykorzystaliśmy do tego zadania jest app script przy współpracy ze skoroszytami google. Jest to prosty i intuicyjny program, dzięki któremu mogliśmy spełnić to zadanie. Na dodatkowy plus można dodać to że program ten jest już wykorzystywany w wielu firmach. Dzięki czemu są one już z nim zaznajomione i nie ma problemu z dodaniem go do działającego systemu w danej firmie.

Wygląd naszego oprogramowania

Dzięki skorzystaniu ze skoroszytów wygląd naszego oprogramowania jest czytelny i wyraźny. Nikt nie będzie miał problemu z jego korzystaniem.

Zalety naszego rozwiązania

Niewątpliwymi zaletami naszego rozwiązania jest szybkość działania i czytelność.