Zaawansowany raport może wyglądać zupełnie inaczej?
Nowe możliwości, które zmieniają filozofię pracy z arkuszami kalkulacyjnymi.

Dlaczego nawet w przypadku projektowania budżetu domowego korzystamy z tego narzędzia?

Nasze doświadczenia i przykłady.

Zacznijmy od początku. MS Excel wraz z dodatkiem w postaci VBA do pisania makr był w mojej pracy codziennym narzędziem. Pozwalał obrobić do postaci raportu i ściągnąć z baz danych potrzebne informacje. Były to w zależności od miejsca: parametry pracy maszyn, wyniki z urządzeń laboratoryjnych, dane z baz klimatycznych ogólnodostępnych (baza pogodowa Urzędu Morskiego w Gdyni).

Rewolucyjna zmiana

Cztery lata temu sytuacja zaczęła się zmieniać i okazało się, że zarówno zlecenia od klientów jak i arkusze excel budowane na własny użytek zaczęliśmy przenosić do chmury. Co to oznacza? Okazało się, że obecne prace w dużej mierze można przenieść do Google Sheets bez utraty na jakości prezentacji i funkcjonalności. Byłem pod dużym wrażeniem tego, że nawet mechanizmy zaimplementowane w postaci makr napisanych w Visual for Application bądź w postaci skomplikowanych formuł działały w arkuszach online. Przeniosłem wszystkie swoje nowe projekty do arkuszów on-line.

Zalety

Tutaj pojawia się ciekawe pytanie. Dlaczego dalej nie korzystamy z Excel przecież on też się rozwija.
Po pierwsze rozwiązanie Google Sheets w naszych zastosowaniach w niczym nie ustępuje zaawansowanym Arkuszom Kalkulacyjnym dostępnym na urządzenia stacjonarne. Ma natomiast kilka niepodważalnych dla nas zalet tj. m.in.

• jest dostępny online – zamiast załączników w mailu wysyłamy linki do arkusza. Należy zauważyć, że bardzo dobrze rozwiązano możliwości udostępniania tylko dla wybranych osób. Dana osoba może edytować, wyświetlać bądź komentować.
• jest idealny do pracy przez kilka osób jednocześnie online (nawet z różnych miejsc świata). W Internecie są zawsze najbardziej aktualne dane i nie trzeba wersjonować plików przy zmianach.
• może ściągać dane z innych arkuszy Google Sheet to znaczy, że mając np. 10 oddziałów tworzymy szablon danych w jednym miejscu i zmieniają się one w 10 pozostałych arkuszach. Bardzo wygodne w przypadku cenników dla np. 10 klientów. Nie trzeba edytować 10 arkuszy osobno.
• wersjonowanie i przywracanie wersji. Każda zmiana w arkuszu jest opisana z datą, godziną i miejscem gdzie nastąpiła. Dzięki temu nie ma obawy, że coś zostanie usunięte. Możemy tez łatwo przywrócić wersję sprzed miesiąca lub ją podejrzeć.
• jest to darmowe narzędzie dla wszystkich i dostępne w przeglądarce (czyli Twój klient nie musi mieć Excela)
• język skryptowy  Google Script – pozwala bardziej zaawansowanym użytkownikom na automatyzację i jest prostszy w nauce niż VBA
• aplikacja mobilna Google Sheet na telefony – obsługa arkusza z poziomu smartfona
• kompatybilność z arkuszami kalkulacyjny – każdy użytkownik Excela będzie potrafił korzystać również z tych Arkuszów.

Te wszystkie zalety powodują, że stosuję arkusze Google excel  również w zastosowaniach domowych i żeby ułatwić sobie najprostsze prace w firmie.

Przykłady naszych zastosowań

• cukiernia – arkusz przygotowany dla cukierni i jej klientów  – sklepy i kierowców. Obsługuje zarówno zamówienia, dostawy i rozliczenia z fakturami. System szyty na miarę i łatwy w obsłudze. Główny cel to oszczędność czasu i uszczelnienie systemu sprzedaży.
• obsługa zamówień w firmie reklamowej. Przygotowaliśmy arkusze gdzie klienci mogą zamówić produkty z oferty. System pomaga obsłużyć ceny, również promocyjne oraz wysyłkę produktów
• tłumaczenie aplikacji dla firmy produkcyjnej – przygotowaliśmy arkusz, który generuje specjalny plik dla Firmware (oprogramowania urządzenia) na podstawie tłumaczeń fraz dostępnych w postaci tabelki. Ułatwia to szybką zmianę i dodanie kolejny języków bez mozolnego dopisywania kodu programu.
• arkusz rozliczeniowy – to już nasz pomysł. Dla klientów, którzy rozliczają się z nami „godzinowo” lub zleceniowo mamy przygotowany arkusz do którego zawsze można zajrzeć i dowiedzieć się ile godzin i nad czym pracowaliśmy. To bardzo ułatwia, gdyż nasi klienci dokładnie wiedzą za co płacą, a nam daje pełną kontrolę czasu projektów.

Dla przykładu link do arkusza rozliczeniowego dla współpracujących firm.

• https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cFJw2eG5otS5a3NtYOi8S8576GNxoiZ2SRnspFb_sCI/edit?usp=sharing

I innych przykładowych

• https://docs.google.com/spreadsheets/d/19dRuOnA1HrqHPz8bkMS8pHjIpEt0Kn-eBPwCyICX6fU/edit#gid=904893745
• https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X23rJ1CFDxnfluvV5wJ16NBXeNQHa7dLiU_Gkm6uO0o/edit?usp=sharing

Zainteresowany?

Zapraszamy do nas – bardzo chętnie pomożemy i doradzimy jak wykorzystać te funkcje w Państwa działalności. Chcemy zawsze na początku doradzić, bo wiemy, że od rozmowy zaczynają się naprawdę fascynujące projekty.

Prosimy w celu zapytania lub wyceny tematu związanego z systemem opartym na Google Docs prosimy o krótkie wypełnienie formularza https://nautil.pl/kontakt/#kontakt lub kontakt telefoniczny.