Nautil Hub
porządek w organizacji członkowskiej
Organizacje członkowskie urosły. Narzędzia, z których korzystają, często nie. Nautil Hub porządkuje codzienną pracę izb i stowarzyszeń: członkowie, dokumenty, składki i komunikacja w jednym miejscu.
Koniec z pracą, która zjada dzień sekretariatu
Większość izb i stowarzyszeń prowadzi członkostwo tak samo: skrzynka mailowa, arkusz Excel, papierowe deklaracje, skany podpisanych dokumentów. To działa — tylko kosztuje mnóstwo czasu i prowadzi do pomyłek, których nikt nie planował.
-
Szukanie dokumentów w mailach
Uchwała sprzed dwóch lat bywa w skrzynce osoby, która już nie pracuje w biurze.
-
Kilka wersji tego samego pliku
Lista członków w trzech arkuszach i nikt nie wie, który jest aktualny.
-
Ręczne pilnowanie składek
Terminy w głowie albo w kalendarzu jednej osoby, przypomnienia pisane od nowa.
-
Baza członków po Excelach
Zmiana adresu firmy wymaga poprawki w kilku miejscach — i w stopce strony.
Wszystko w jednym miejscu
Jedna baza, z której korzysta biuro, zarząd i sami członkowie. Zmieniasz dane raz — aktualizują się wszędzie, łącznie z publicznym rejestrem na stronie izby.
-
Członkowie
Karta każdej firmy: dane kontaktowe, kierownictwo, osoby upoważnione, adresy do faktur i komunikatów. Wyszukiwarka po nazwie, NIP-ie, e-mailu.
-
Dokumenty
Uchwały, zaświadczenia, faktury i korespondencja przypisane do konkretnego członka. Dokumenty wspólne wgrywasz raz dla wszystkich.
-
Składki
Nota o składkach powstaje razem z pakietem powitalnym, a przypomnienia o terminach wysyłasz do wybranych firm wprost z panelu.
-
Komunikacja
Komunikaty i zaproszenia wychodzą z panelu na adresy wskazane przez członków, w ukrytej kopii. Baza nie opuszcza systemu izby.
Moduły — bierzecie tyle, ile potrzebujecie
Podstawą jest baza członków. Resztę dokładacie wtedy, kiedy ma to sens — od razu albo etapami. Powiadomienia e-mail o statusie sprawy są częścią każdego modułu, nie osobną pozycją.
-
E-sekretariat — baza członków
Jedno źródło prawdy o firmach członkowskich: karta firmy, pliki, statusy, archiwum byłych członków. Import istniejącej bazy z Excela robimy podczas wdrożenia.
-
Cyfrowa rekrutacja i dokumenty
Kandydat sam wypełnia wniosek na stronie i załącza skany. Biuro przesuwa zgłoszenie przez kolejne etapy, a po akceptacji system generuje komplet pism PDF i wysyła je nowemu członkowi.
-
Panel członkowski
Konto dla każdej zrzeszonej firmy: samodzielna edycja danych, dokumenty indywidualne i wspólne, komunikaty zarządu — dostępne przez całą dobę, bez telefonu do biura.
-
Komunikaty do członków
Wiadomości i zaproszenia wysyłane z panelu w ukrytej kopii, na adresy wskazane przez członków. Pełna historia rozsyłek zostaje w systemie.
-
Integracja ze stroną izby
Publiczny rejestr członków na stronie WWW zasilany wprost z bazy. Zmiana w panelu aktualizuje stronę — bez zlecenia do informatyka.
-
Wnioski, konkursy i ankiety
Formularze poza samym członkostwem: wnioski o patronat, zgłoszenia konkursowe, ankiety branżowe. Każdy z własnym obiegiem i informacją zwrotną dla wnioskodawcy.
Działa w Polskiej Izbie Spedycji i Logistyki
PISiL korzysta z panelu produkcyjnie: obsługuje w nim członków, rekrutację nowych firm, ankiety branżowe oraz konkursy Spedytor Roku i Młody Spedytor Roku.
- 192 firmy członkowskie w bazie
- 17+ zgłoszeń członkowskich obsłużonych w panelu
- 4 typy formularzy publicznych
- 4 pisma generowane automatycznie przy przyjęciu
3 sekundy zamiast 3 godzin pracy.
Od umowy do startu — 3 do 5 tygodni
Poniżej przebieg dla pełnego zakresu. Przy mniejszym zakresie wdrożenie jest krótsze. Pierwsze 60 dni po starcie to okres opieki — poprawki konfiguracyjne i pytania zespołu są bez dopłat.
-
Analiza i konfiguracja
Spotkanie na start, ustalenie kolorystyki, struktury formularzy i konfiguracja instancji.
-
Import danych
Przeniesienie bazy członków, sprawdzenie kompletności, ustawienie statusów.
-
Formularze i panel
Uruchomienie formularzy publicznych, generatorów dokumentów i panelu członkowskiego.
-
Testy i szkolenie
Testy odbiorcze i szkolenie online dla sekretariatu — w cenie wdrożenia.
-
Uruchomienie
Przekierowanie domeny, oficjalny start i 60 dni opieki powdrożeniowej.
<strong>60 dni opieki</strong><br>bez dodatkowych opłat
Co obejmuje wdrożenie
- Konfiguracja instancji panelu dla Waszej organizacji.
- Kolorystyka i logotyp dopasowane do identyfikacji izby.
- Wdrożenie zasad RODO i procedur zgody.
- Import istniejącej bazy członków z pliku Excel lub CSV.
- Konfiguracja domeny lub subdomeny i certyfikatu SSL.
- Szkolenie online dla sekretariatu.
- 60 dni bezpłatnych poprawek po uruchomieniu.
Co obejmuje opieka roczna
- Hosting, monitoring i codzienne kopie zapasowe.
- Bieżące aktualizacje systemu i poprawki bezpieczeństwa.
- Wsparcie e-mail i telefoniczne dla sekretariatu.
- Drobne korekty konfiguracyjne.
- Licencja na korzystanie z panelu w okresie opieki.
Zakres i cenę ustalamy po rozmowie — zależą od liczby członków i wybranych modułów. Pełny cennik wysyłamy w indywidualnej ofercie.
Zobaczcie, jak to działa
Najprościej ocenić Nautil Hub na krótkiej konsultacji online. Pokażemy działający panel na żywo i wspólnie ustalimy, które moduły mają sens w Waszej organizacji.
