Automatyzacja wykorzystana w Programie Google Sheets  

Aplikacja Google Sheets udostępnia użytkownikom możliwość tworzenia arkuszy kalkulacyjnych do lepszego prezentowania danych. Ponadto w samą aplikację wbudowany jest język App Script, który umożliwia nam tworzenie skryptów obsługujących nasze arkusze. Korzystanie z usługi pozwala użytkownikowi jeszcze bardziej zautomatyzować działania zachodzące na arkuszy i skrócić czas manualnej pracy. W tym artykule przedstawię jedno takowe rozwiązanie.

Czym jest automatyzacja ?

W czasach w których żyjemy powiedzenie czas to pieniądz stało się bardzo adekwatne. Nieustannie rosnący nakład zadań które musimy wykonywać nie idzie w parze z ciągle brakującym na nie czasem. Z pomocą przychodzi automatyzacja procesów. Automatyzacją możemy nazwać program, który wykonuje coś za użytkownika. Na przykład  zamiast samodzielnie pisać maile o tej samej treści do 200 klientów, możemy podać programowi treść maila oraz listę maili a ten z naciśnięciem jednego przycisku zrobi wszystko za nas.

Więcej na temat automatyzacji możecie przeczytać w artykule: Praca na fakturach i danych

Czemu takie rozwiązanie?

Gdy mamy do po segregowania arkusz z 3 firmami i 20 rzędami danych  bez problemu możemy zrobić to ręcznie. Sprawa komplikuje się gdy  liczba ta zwiększy się do 20 firm i 500 rzędów. Zaczyna to być problematyczne i czasochłonne. Z pomocą przychodzi skrypt który automatyzuje to zadanie do maksimum.

Na przykładzie poniżej postaram się przedstawić działanie skryptu.

Przykład

Nasz arkusz zawiera w sobie dane importowane z pliku csv który przechowuje najważniejsze dla nas informacje o firmach . Plik posiada daty rozpoczęcia i zakończenia projektów które pozyskiwane są za pośrednictwem programów do zarządzania projektem. Z nich arkusz google oblicza czas pracy przez proste działanie odjęcia daty i godziny zakończenia od daty rozpoczęcia projektu.

Skrypt

Na pierwszy rzut oka widać że arkusz nie jest posegregowany. Oczywiście można użyć tu wbudowanej funkcji sortuj od A do Z. Jednak jeśli arkusza używa osoba bez tej wiedzy na wszelki wypadek utworzyłem przycisk, który robi to za nią.

Gdy nasz arkusz jest już posegregowany alfabetycznie możemy przejść do kolejnego etapu czyli sortowania. Naszym celem jest utworzenie dla każdej z firm osobnego arkusza w którym znajdą się informacje dotyczące kosztu wykonanych usług. Gdybyśmy mieli to robić ręcznie na większym arkuszu zajęłoby to nie wiadomo ile. Tu z pomocą przychodzi button “sortuj arkusz”.

Jego działanie jest bardzo proste. Kliknięcie zaczyna pętle for, która bierze pierwsze pole z kolumny client jako wzór i porównuje je z kolejnym, jeśli pola są takie same zwiększamy zmienną l (licznik) o jeden po czym porównujemy kolejne pole z wzorem. W momencie, gdy pola są różne uruchamiana jest funkcja, która kopiuje wcześniej przygotowany arkusz “Wzór”, zmienia jego nazwę na tą Klienta i kopiuje do niego wszystkie rekordy przypisane do tej firmy. Licznik potrzebujemy by wiedzieć ile pól skopiować.

Po wykonaniu funkcji tworzenia arkusza wartość która różniła się od wzorca staje się nowym wzorcem i funkcja sortowania kontynuuje swoje zadanie aż do końca arkuszu.

Rezultat

Gdy nasze Arkusze są już posegregowane przydałoby się rozesłać je do klientów, do tego tz pomocą przychodzi nam stworzony wcześniej arkusz “wyślij”.

Arkusz “Wyślij”   

Arkusz ten umożliwia pracownikowi bezproblemowe wysyłanie wcześniej przygotowanych przez skrypt arkuszy z jednego miejsca. Pole “arkusz do wysłania” to rozwijana lista która pobiera nazwy utworzonych arkuszy z ukrytej kolumny “E”  które zawiera wszystkie nazwy które trafiają tam pod koniec wykonywania poprzedniego skryptu.

Po napisaniu maila wystarczy wcisnąć button “wyślij” by skrypt samodzielnie przygotował plik oraz wiadomość do wysłania. Pod koniec działania programu obok formularza wypełnia się tabela zawierająca informacje o poprzednich wysłanych mailach.

Podsumowanie

Jak widać automatyzacja to bardzo pomocna rzecz kiedy chodzi o pracę z danymi. Za pomocą Jednego kliknięcia w miarę szybko otrzymaliśmy posegregowane arkusze z firmami. Zamiast mozolnej pracy i ciągłego przepisywania stworzyliśmy funkcję która robi to za nas.