Potrzebujesz raportu lub podsumowania? Poznaj „nowego, bezpłatnego Excela

Arkusze Google

Zaawansowany raport może wyglądać zupełnie inaczej?
Nowe możliwości, które zmieniają filozofię pracy z arkuszami kalkulacyjnymi.

Dlaczego nawet w przypadku projektowania budżetu domowego korzystamy z tego narzędzia?

Nasze doświadczenia i przykłady.

Zacznijmy od początku. MS Excel wraz z dodatkiem w postaci VBA do pisania makr był w mojej pracy codziennym narzędziem. Pozwalał obrobić do postaci raportu i ściągnąć z baz danych potrzebne informacje. Były to w zależności od miejsca: parametry pracy maszyn, wyniki z urządzeń laboratoryjnych, dane z baz klimatycznych ogólnodostępnych (baza pogodowa Urzędu Morskiego w Gdyni).

Rewolucyjna zmiana

Cztery lata temu sytuacja zaczęła się zmieniać i okazało się, że zarówno zlecenia od klientów jak i arkusze budowane na własny użytek zaczęliśmy przenosić do chmury. Co to oznacza? Okazało się, że obecne prace w dużej mierze można przenieść do Google Sheets bez utraty na jakości prezentacji i funkcjonalności. Byłem pod dużym wrażeniem tego, że nawet mechanizmy zaimplementowane w postaci makr napisanych w Visual for Application bądź w postaci skomplikowanych formuł działały w arkuszach online. Przeniosłem wszystkie swoje nowe projekty do arkuszów on-line.

Zalety

Tutaj pojawia się ciekawe pytanie. Dlaczego dalej nie korzystamy z Excela przecież on też się rozwija.
Po pierwsze rozwiązanie Google Sheets w naszych zastosowaniach w niczym nie ustępuje zaawansowanym Arkuszom Kalkulacyjnym dostępnym na urządzenia stacjonarne. Ma natomiast kilka niepodważalnych dla nas zalet tj. m.in.

  • jest dostępny online – zamiast załączników w mailu wysyłamy linki do arkusza. Należy zauważyć, że bardzo dobrze rozwiązano możliwości udostępniania tylko dla wybranych osób. Dana osoba może edytować, wyświetlać bądź komentować.
  • jest idealny do pracy przez kilka osób jednocześnie online (nawet z różnych miejsc świata). W Internecie są zawsze najbardziej aktualne dane i nie trzeba wersjonować plików przy zmianach.
  • może ściągać dane z innych arkuszy Google Sheet to znaczy, że mając np. 10 oddziałów tworzymy szablon danych w jednym miejscu i zmieniają się one w 10 pozostałych arkuszach. Bardzo wygodne w przypadku cenników dla np. 10 klientów. Nie trzeba edytować 10 arkuszy osobno.
  • wersjonowanie i przywracanie wersji. Każda zmiana w arkuszu jest opisana z datą, godziną i miejscem gdzie nastąpiła. Dzięki temu nie ma obawy, że coś zostanie usunięte. Możemy tez łatwo przywrócić wersję sprzed miesiąca lub ją podejrzeć.
  • jest to darmowe narzędzie dla wszystkich i dostępne w przeglądarce (czyli Twój klient nie musi mieć Excela)
  • język skryptowy  Google Script – pozwala bardziej zaawansowanym użytkownikom na automatyzację i jest prostszy w nauce niż VBA
  • aplikacja mobilna Google Sheet na telefony – obsługa arkusza z poziomu smartfona
  • kompatybilność z arkuszami kalkulacyjny – każdy użytkownik Excela będzie potrafił korzystać również z tych Arkuszów.

Te wszystkie zalety powodują, że stosuję arkusze Google  również w zastosowaniach domowych i żeby ułatwić sobie najprostsze prace w firmie.

Przykłady naszych zastosowań

  • cukiernia – arkusz przygotowany dla cukierni i jej klientów  – sklepy i kierowców. Obsługuje zarówno zamówienia, dostawy i rozliczenia z fakturami. System szyty na miarę i łatwy w obsłudze. Główny cel to oszczędność czasu i uszczelnienie systemu sprzedaży.
  • obsługa zamówień w firmie reklamowej. Przygotowaliśmy arkusze gdzie klienci mogą zamówić produkty z oferty. System pomaga obsłużyć ceny, również promocyjne oraz wysyłkę produktów
  • tłumaczenie aplikacji dla firmy produkcyjnej – przygotowaliśmy arkusz, który generuje specjalny plik dla Firmware (oprogramowania urządzenia) na podstawie tłumaczeń fraz dostępnych w postaci tabelki. Ułatwia to szybką zmianę i dodanie kolejny języków bez mozolnego dopisywania kodu programu.
  • arkusz rozliczeniowy – to już nasz pomysł. Dla klientów, którzy rozliczają się z nami „godzinowo” lub zleceniowo mamy przygotowany arkusz do którego zawsze można zajrzeć i dowiedzieć się ile godzin i nad czym pracowaliśmy. To bardzo ułatwia, gdyż nasi klienci dokładnie wiedzą za co płacą, a nam daje pełną kontrolę czasu projektów.
Zaplanuj swoje działania dzięki Google Sheets
Zaplanuj swoje działania dzięki Google Sheets
Domowy budżet pod kontrolą dzięki Google Sheets
Domowy budżet pod kontrolą dzięki Google Sheets

Dla przykładu link do arkusza rozliczeniowego dla współpracujących firm.

I innych przykładowych

Zainteresowany?

Zapraszamy do nas – bardzo chętnie pomożemy i doradzimy jak wykorzystać te funkcje w Państwa działalności. Chcemy zawsze na początku doradzić, bo wiemy, że od rozmowy zaczynają się naprawdę fascynujące projekty.

Prosimy w celu zapytania lub wyceny tematu związanego z systemem opartym na Google Docs prosimy o krótkie wypełnienie formularza https://nautil.pl/kontakt/#kontakt lub kontakt telefoniczny.

Tags: , ,